Synes du, det er svært at lykkes med at give værdifuld feedback i plenum? Hvis ja, så er du bestemt ikke alene. I dette indlæg får du forslag til små forbedringer, så du kan få succes med den fælles feedback.

”Jeg kan ikke fremhæve gode præstationer (fastholdende feedback) til en enkelt i plenum, for så føler de andre, at det betyder, de ikke er gode nok.” Den sætning faldt i en samtale, jeg havde for nyligt med en leder. Lederen står i spidsen for et team på ti, der alle arbejder med de samme typer af opgaver. Lederen fortalte, at hun efter flere dårlige oplevelser nu er begyndt kun at give den fastholdende feedback på mail.

Jeg foreslog, at vi sammen undersøgte, hvor i feedback-processen udfordringerne opstod, for det er et tab for hele teamet, hvis alt det gode kun bliver skrevet i en mail. Jo mere vi taler om alt det, der fungerer, jo mere vil andre nemlig lade sig inspirere af det – hvis det bliver gjort på den mest hensigtsmæssige måde vel at mærke.

Hvad vi kom frem til

I slutningen af vores samtale stod der en liste på tavlen med, hvad jeg så som de største udfordringer for, at hun ikke fik det ønskede resultat af den fælles feedback. Der stod også, hvilke forbedringer hun skulle forsøge sig med, når hun kom tilbage til teamet.

Alle skal kende formålet med feedback

Udfordringen: Du har aldrig talt med teamet om, hvorfor I giver fælles feedback, og hvad du ønsker,  I skal opnå med det. Rammen er uklar, og det gør, at formålet er op til fri fortolkning hos den enkelte. Desværre kan det ofte resultere i en negativ fortolkning.

Forsøg i stedet: Bring feedback op på et fællesmøde, hvor du italesætter, at du gerne vil have, at I alle har mere fokus på at dele jeres gode erfaringer og fremhæve andres gode præstationer – til gavn for den fælles læring og fastholdelse af succeserne.
Italesæt at fremhævelse af den enkeltes gode præstationer ikke er en afspejling af, at andre ikke også har gjort et godt stykke arbejde. Det handler om, hvor der er læring at hente, suge andres erfaringer til sig og sprede det, der fungerer ud i hele teamet. Gentag meget gerne formålet hver gang, du åbner op for feedback. Folk glemmer nye ting meget hurtigere, end du tror, hvis ikke de gentages igen, igen og igen.

Der er læring i feedback – ikke i ros

Udfordringen: Du giver sjældent feedback, men ofte blot ros. Sætninger som “godt gået med det projekt” indeholder ingen fælles læring og kan derfor for nogen fremstå som forfordeling af den enkelte over teamet eller blot tom snak. Det er skønt at få mange stjerner af lederen for et udført arbejde, men det er i ordene, der følger bagefter, at læringen og den ægte anerkendelse ligger.

Forsøg i stedet: Vær specifik i din feedback, så alle kan forstå, hvorfor noget var godt. Bed også resten af temaet om at være specifikke. Det er forudsætningen for, at alle kan blive inspireret og motiveret af feedbacken på den ene eller anden måde.
Brug disse sætninger som udgangspunkt for jeres feedback:
1) Det fungerede rigtigt godt at…
– og hvis det giver mening
2) Næste gang kan vi måske gøre det endnu bedre ved at…

Alle skal tage del i feedbackkulturen

Udfordringen: Det er kun dig der i din egenskab som leder giver feedback (eller ofte ros). Du beder ikke andre i teamet om at komme med deres synspunkter på den feedback, du giver. Du opfordrer dem heller til selv at komme med deres feedback.

Forsøg i stedet: Lad alle tage del i at give feedback. Det har ikke kun værdi, når det kommer fra lederen. Hvis nogen kommer til dig og fremhæver en god specifik præstation eller læring, så bed dem dele den feedback med personen og de øvrige kollegaer ved næste givne lejlighed. Sæt gerne feedback på dagsordenen til alle møder, så teamet ved, at det er der, de kan dele succeserne, som alle kan blive inspireret eller lære af. Lad dem også vide, at du meget gerne selv vil have feedback – både på det der fungerer, og det der med fordel kunne være anderledes til næste gang.
Når feedbacken er givet, vil jeg stærkt anbefale dig at spørge, om nogen vil dele, hvad de tænker om det, der er blevet sagt – og sørg for at der er tid til og opmærksomhed på at høre, hvad de siger.

Og husk: Den feedback der handler om fejl, der er begået, som ikke har nogen værdi for den fælles læring og mere handler om den enkelte persons udvikling, bør ikke gives i plenum.

Nu er det din tur

Den pågældende leder er allerede i fuld gang med at lave de små forbedringer i hverdagen, og jeg håber, du tager udfordringen op, hvis du også synes, det kan være svært at give feedback i plenum. Der er så meget at vinde, for fælles feedback er en vigtig kilde til læring og anerkendelse for alle i et team.

Husk at alle forandringer tager tid og kræver, at vi øver os – præcis som vi gør med alt muligt andet, vi gerne vil være gode til. Forsøg at få de små ændringer i spil så ofte som muligt de næste tre uger. Slår det fejl en enkelt gang, så lav nogle mindre justeringer og forsøg igen.
Når de tre uger er gået, vil jeg opfordre dig til at reflektere over, hvad der har virket for dig og dit team eller kollegaer. Skriv endelig alt det, der virker for dig ned et sted, du ved, du kigger ofte, så du ikke glemmer at gøre det fremadrettet.

God fornøjelse med det – og hold dig endelig ikke tilbage med at give mig feedback på indlægget og mine forslag til forbedringer.