Feedbackmøder, hvor et team er samlet og i fællesskab udveksler erfaringer og læringer, er et vigtigt redskab til at gøre feedback til en del af kulturen i et team. Fordi feedback kan være svært for mange, er det vigtigt at sætte tydelige rammer og forventningsafstemme. Derfor er pre-framing temaet for de næste tre ugers Feedback Challenge.

At afholde et vellykket og værdifuldt feedbackmøde handler i høj grad om at pre-frame formålet og processen samt, hvordan deltagerne forventes at deltage. Pre-framing er et begreb, der ofte benyttes, når man taler om god facilitering af møder og samtaler.

Hvad er pre-framing

Pre-framing betyder helt basalt, at man på forhånd sætter rammen om det kommende indhold og forventningsafstemmer. Din pre-framing fortæller deltagerne, hvad der skal ske, hvad der forventes af dem, og hvad de kan forvente af dig. Hvis du ikke pre-framer, kan du risikere, at hver enkelt mødedeltager går derfra med hver sin fortolkning af, hvad formålet var med mødet – og det præger også deres deltagelse undervejs. Med en god pre-framing kan du undgå potentielle misforståelser, modstand og konflikter.

Når du bruger tid på en god pre-framing, skaber du altså de bedste vilkår for, at mødedeltagerne har den ønskede positive indstilling, så I alle kan få det bedst mulige resultat.

Derudover er det også en god øvelse for dig selv, da du tvinges til at tage aktiv stilling til, hvordan du ønsker, mødet skal forløbe, og hvilket output du ønsker.

Pre-framing er nødvendig inden alle møder

Jeg havde for nyligt en coachingsamtale med en leder, der var frustreret over, at hans feedbackmøder ikke forløb, som han ønskede. Som han sagde: ”Jeg har jo fortalt dem, hvad jeg forventer af dem, og hvordan vi gør, men alligevel er det ikke det, der sker”.

Han overvejede at droppe møderne, da han ikke syntes outputtet af mødet stod mål med den investerede tid. Hvad var hans udfordring? At hans team ikke ønskede feedbackmøder? Nej, hans udfordring var, at han gik ud fra, at alle kunne huske, hvordan de forventedes at deltage, og hvad de overordnede formål var med mødet. Han havde pre-framet første gang, de havde et feedback-møde og gik derefter ud fra, at medarbejderne så kunne huske det og ville efterleve det.

Som jeg også var inde på i mit blogindlæg om feedback i plenum, så glemmer vi mennesker nye ting meget hurtigere, end du tror, hvis ikke de gentages igen, igen og igen. Det er en fælde mange falder i, og desværre resulterer det ofte i, at man som leder helt dropper møderne frem for at få justeret de ting, der står i vejen for, at mødet bliver så værdifuldt som ønsket.

En pre-framing bør gentages til hvert møde, indtil mødets formål, og den ønskede måde at deltage på er kommet godt under huden på teamet. Den skal også gentages, når nye teammedlemmer bliver onboardet. Kun på den måde kan man sikre sig, at alle kan være med til at løfte det fælles ansvar for et godt møde.

Giv mødet et navn

En måde at få gøre pre-framingen nemmere og tydeligere er ved at give særlige typer af møder et navn. Ved at give det et navn, ved alle fremadrettet, hvad de kan forvente af værdi fra mødet og, hvad der forventes af dem, når der indkaldes til møder med det pågældende navn.

Navnet fjerner ikke behovet for at pre-frame  i begyndelsen, men efter et antal gentagelser vil det være blevet en helt naturlig del af mødestrukturen. Når det kommer til feedbackmøder, er “vi plejer…” din bedste ven.

Udfordringen de næste tre uger: Afhold et møde med tydelig pre-framing

Indenfor de næste tre uger er min udfordring til dig, at du indkalder til et feedbackmøde, hvor du bruger et par minutter i begyndelsen af mødet på at lave en god pre-framing.

Her er et par forslag til, hvad du kan italesætte.

God fornøjelse med det – og hold dig endelig ikke tilbage med at give mig feedback på indlægget.

Har du ikke været med fra starten af Feedback Challenge, kan du læse de to tidligere challenges her:

Feedback Challenge #1 – feedback i plenum

Feedback Challenge #2 – Giv feedback løbende